Todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena deben cumplir con una serie de obligaciones que, en función de las distintas novedades legislativas, van variando cada año.
Las obligaciones laborales que deben tener en cuenta a lo largo de este 2023 son varias, pudiendo clasificarse en dos grupos: obligaciones laborales comunes a todas las empresas y obligaciones laborales de las empresas de más de 50 trabajadores.
Obligaciones laborales comunes a todas las empresas
Plan de acoso
El plan de acoso es una obligación que nace a raíz de la Ley 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, siendo desarrollada además por el Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre, por el que se regulan los planes de igualdad y su registro.
Concretamente, el artículo 48 relativo a las medidas específicas para prevenir la comisión de delitos y otras conductas contra la libertad sexual y la integridad moral en el trabajo, de la Ley 3/2007, establece que: “1. Las empresas deberán promover condiciones de trabajo que eviten la comisión de delitos y otras conductas contra la libertad sexual y la integridad moral en el trabajo, incidiendo especialmente en el acoso sexual y el acoso por razón de sexo, incluidos los cometidos en el ámbito digital (…)”.
Asimismo, el artículo 2.1 del Real Decreto 901/2020 establece que: “Todas las empresas están obligadas a respetar la igualdad de trato y de oportunidades en el ámbito laboral y, con esta finalidad, deberán adoptar, previa negociación, medidas dirigidas a evitar cualquier tipo de discriminación laboral entre mujeres y hombres, así como promover condiciones de trabajo que eviten el acoso sexual y el acoso por razón de sexo y arbitrar procedimientos específicos para su prevención y para dar cauce a las denuncias o reclamaciones que puedan formular quienes hayan sido objeto del mismo.”
El protocolo laboral frente al acoso es, por tanto, un deber que está obligada a cumplir cualquier empresa o persona autónoma que tenga empleados a su cargo, independientemente del número de ellos y el volumen de facturación de la misma. Es importante tener en cuenta que no basta con tener el documento, sino que debe estar correctamente implantado dentro de la organización empresarial.
La ausencia de un protocolo de prevención frente al acoso puede conllevar una sanción tipificada como grave de entre 751 a 7.500 euros (art. 7.13 y art. 40 de la LISOS).
Medidas para sensibilizar y ofrecer formación para la protección integral contra la violencia sexual
Conforme a la reciente Ley Orgánica 10/2022, de 6 de septiembre, de garantía integral de la libertad sexual, las empresas deberán adoptar medidas o procedimientos específicos para la prevención de los delitos o cualquier conducta que atente contra la libertad sexual y la integridad moral en el trabajo.
En caso de que la empresa cuente con un protocolo de acoso debe incluir estos contenidos en el mismo. En caso contrario, deberá establecer un procedimiento específico para dar cumplimiento a la reciente normativa.
Si la empresa incumple la presente obligación, podrá ser sancionada con una cantidad de hasta 983.736€.
Plan de riesgos laborales y riesgos psicosociales
El plan de riesgos laborales está previsto en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales.
A través de esta normativa, se deja constancia de que toda empresa debe contar con un plan de riesgos laborales para promover la seguridad y salud de los trabajadores mediante la aplicación de medidas y el desarrollo de las actividades necesarias para la prevención de riesgos derivados de la actividad laboral.
En todo caso, el plan debe estar articulado para evaluar los riesgos, definiendo claramente un plan de riesgos, informando y formando a sus trabajadores en base a los mismos, vigilando además su salud y aptitud para desarrollar su actividad.
Asimismo, vinculado a la prevención de riesgos laborales, las empresas deben tener en cuenta la protección de los riesgos psicosociales. En cualquier caso, este deber se trata de una asignatura pendiente para la mayor parte de las empresas, pero es algo que deben asumir para proteger distintos derechos fundamentales recogidos en la Constitución Española.
Cualquier incumplimiento en materia de riesgos laborales por parte de una empresa constituye una infracción grave y puede suponer el establecimiento de una sanción de hasta 49.180 euros (art. 12.1.a) y 40 de la LISOS).
Protección de datos
Como el derecho a la protección de datos personales uno de los derechos fundamentales que se debe tener en cuenta en el ámbito laboral, la aplicación de la normativa relativa a los mismos es obligatoria en todas las empresas, porque estas cuentan con multitud de datos privados pertenecientes tanto a empleados, proveedores como clientes.
En todo caso, esta obligación se deriva de lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los derechos digitales, establece que sus principios se aplican a cualquier tratamiento total o parcialmente automatizado de datos personales, así como al tratamiento no automatizado de datos personales contenidos o destinados a ser incluidos en un fichero.
El incumplimiento de la normativa de protección de datos por parte de las empresas puede conllevar distintas sanciones en función de la gravedad de las mismas, pudiendo llegar a aplicarse las sanciones previstas en el Reglamento de la Unión Europa 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de Abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, que ascienden incluso hasta los 20 millones de euros o la cuantía equivalente al 4% como máximo del volumen negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optándose por la de mayor cuantía.
Protocolo de utilización de dispositivos digitales
El protocolo de utilización de dispositivos digitales está previsto en el artículo 87.3 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Se trata de una obligación por la que los empresarios están obligados a establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos constitucional y legalmente.
El acceso por el empresario al contenido de dispositivos digitales respecto de los que haya admitido su uso con fines privados requerirá que se especifiquen de modo preciso los usos autorizados y se establezcan garantías para preservar la intimidad de los trabajadores, tales como, en su caso, la determinación de los períodos en que los dispositivos podrán utilizarse para fines privados.
Protocolo de desconexión digital
El derecho a la desconexión digital, previsto en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los derechos digitales, es una obligación prevista para cualquier tipo de empresa.
Para garantizar este derecho, se elabora una política interna en la que se definan las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas para evitar el riesgo de fatiga.
Se trata de un derecho que pretende garantizar los tiempos de descanso, permisos, vacaciones e intimidad personal y familiar de los trabajadores.
Es cierto que hoy en día ya son muchos los convenios colectivos que regulan expresamente este derecho, pero en caso de que el convenio de aplicación no regule nada, no se exime a las empresas de la obligación de cumplirlo. Es más, en caso de incumplimiento constituye una infracción grave que puede llevar aparejada una sanción de hasta 7.500 euros (art. 7.5 y 40 de la LISOS).
Calendario laboral
La obligación de elaborar un calendario laboral anual está regulada en los artículos 34 y 38 del Estatuto de los Trabajadores.
Por un lado, el artículo 34.6 ET establece que: “Anualmente se elaborará por la empresa el calendario laboral, debiendo exponerse un ejemplar del mismo en un lugar visible de cada centro de trabajo”. Y, por otro lado, de manera más indirecta, el artículo 38.3 ET establece que: “El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa.
El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute”.
Para su elaboración es imprescindible que cada empresa tenga en cuenta el convenio colectivo de aplicación, la jornada máxima legal o convencional e indique claramente el horario y la distribución anual de la jornada laboral.
Para evitar cualquier conflicto relacionado con el mismo, se debe colocar en un lugar visible y accesible por parte de todos los trabajadores, ya que de lo contrario la empresa incurriría en una infracción leve que puede ser sancionada con una multa de hasta 750 euros (art. 6.1 y 40 de la LISOS).
Registro salarial o retributivo
En virtud del Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres y del Estatuto de los Trabajadores, desde abril del 2021, las empresas están obligadas a poner a disposición de sus trabajadores un registro salarial.
El art. 28.2 del ET establece que: “El empresario está obligado a llevar un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor”.
El art. 5 del RD 902/2020 establece que, entre otras cosas, que: “De conformidad con lo establecido en el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores, todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos. Este registro tiene por objeto garantizar la transparencia en la configuración de las percepciones, de manera fiel y actualizada, y un adecuado acceso a la información retributiva de las empresas, al margen de su tamaño, mediante la elaboración documentada de los datos promediados y desglosados”.
Por lo tanto, cualquier empresa, independientemente del número de trabajadores, está obligada a elaborar un registro retributivo en el que se especifique lo percibido por cada trabajador en función de su puesto, incluyendo a los directivos y altos cargos.
Señalar también que, el registro salarial o retributivo debe ser modificado a finales de año, reflejando así los salarios que hayan percibido los miembros de la plantilla durante dicho periodo.
El incumplimiento de esta obligación constituye una infracción grave que puede ser sancionada con hasta 7.500 euros (art. 7.13 y 40 de la LISOS).
Registro jornada diaria
Esta obligación surge a raíz del Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
Asimismo, también está regulado en el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
El art. 34.9 ET establece que: “La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.
Se trata de una obligación que deben cumplir todas las empresas y que básicamente consiste en la llevanza de un registro para indicar las horas de entrada y salida de los trabajadores, así como las horas extras diarias y mensuales realizadas. La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de los trabajadores, de los representantes legales, siempre y cuando los haya, y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cuando se lo soliciten.
El hecho de que se incumpla con esta obligación constituye una infracción grave sancionable con hasta 7.500 euros (art. 7.5 y 40 de la LISOS).
Protocolo de discriminación
La Ley 15/2022, de 12 de julio, integral para la igualdad de trato y la no discriminación no impone expresamente la obligación de realizar un protocolo de discriminación por parte de las empresas, pero sí indica que se deben establecer medidas para combatirla en caso de que sea necesario.
Al no ser obligatorio la elaboración de un protocolo específico y para evitar incurrir en un incumplimiento, las empresas pueden optar por:
- La elaboración de un protocolo de discriminación específico.
- Incorporar medidas para hacer frente a la discriminación tanto en el protocolo de acoso como en el plan de igualdad.
En todo caso, si se produce una discriminación en el ámbito laboral y no se han adoptado medidas para hacer frente a la misma, la empresa puede incurrir en una sanción de hasta 983.736 euros.
Política de teletrabajo o trabajo a distancia
De acuerdo con la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, las empresas están obligas a suscribir un acuerdo de trabajo a distancia con los trabajadores que presten sus servicios en esta modalidad en un mínimo del 30% de la jornada mensual en un periodo de referencia de tres meses. Si el teletrabajo está regulado en el convenio colectivo que resulte de aplicación, se atenderá al porcentaje establecido en el mismo.
Concretamente, el art. 5 de esa misma Ley establece que: “El trabajo a distancia será voluntario para la persona trabajadora y para la empleadora y requerirá la firma del acuerdo de trabajo a distancia regulado en esta Ley, que podrá formar parte del contrato inicial o realizarse en un momento posterior, sin que pueda ser impuesto en aplicación del artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores, todo ello sin perjuicio del derecho al trabajo a distancia que pueda reconocer la legislación o la negociación colectiva”.
El no establecimiento de una política de teletrabajo entre ambas partes puede suponer una sanción de hasta 7.500 euros (art. 7.1 y art. 40 LISOS).
Obligaciones laborales de las empresas de más de 50 trabajadores
Plan de igualdad
Las empresas que cuentan con 50 o más trabajadores están obligadas a elaborar e implantar un plan de igualdad, que debe estar registrado en el REGCON.
Esta obligación se deriva de lo dispuesto en el artículo 45.2 de la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres: “En el caso de las empresas de cincuenta o más trabajadores, las medidas de igualdad a que se refiere el apartado anterior deberán dirigirse a la elaboración y aplicación de un plan de igualdad, con el alcance y contenido establecidos en este capítulo, que deberá ser asimismo objeto de negociación en la forma que se determine en la legislación laboral”.
Además del registro del plan, es imprescindible realizar un seguimiento de las medidas objeto de implantación durante un periodo de tiempo para valorar su cumplimiento.
Se debe tener en cuenta que con la modificación de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, se prohíbe contratar con la Administración a cualquiera de las empresas obligadas a cumplir con el establecimiento del plan de igualdad dentro de su ámbito laboral.
Incluso en caso de que en la empresa hubiese supuestos de teletrabajo, de acuerdo con el art. 4.3 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia, se deberían establecer dentro del plan de igualdad las medidas adecuadas: “Igualmente, las empresas están obligadas a tener en cuenta a las personas teletrabajadoras o trabajadoras a distancia y sus características laborales en el diagnóstico, implementación, aplicación, seguimiento y evaluación de medidas y planes de igualdad”.
En relación con el plan de igualdad, las empresas obligadas a su realización, están obligadas asimismo a realizar una auditoria retributiva. Ello se deriva de lo dispuesto en el art. 7.1 del Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, que establece que: “Las empresas que elaboren un plan de igualdad deberán incluir en el mismo una auditoría retributiva, de conformidad con el artículo 46.2.e) de la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, previa la negociación que requieren dichos planes de igualdad.”
La auditoría retributiva en el marco del plan de igualdad simplemente tiene por objeto obtener la información necesaria para comprobar si el sistema retributivo cumple con la efectiva aplicación del principio de igualdad en materia de retribución entre mujeres y hombres.
El incumplimiento de esta obligación constituye una infracción grave que puede ser sancionada con hasta 7.500 euros de multa (art. 7.13 y art. 40 de la LISOS) o incluso, puede ser tipificada como una infracción muy grave en los términos establecidos en el art. 46 bis. 2 de la LISOS, pudiendo ascender la sanción hasta los 225.018 euros.
Plan LGTBI
El plan LGTBI es una de las nuevas obligaciones que deben asumir las empresas que cuentan con más de 50 trabajadores a lo largo de este año 2023, a consecuencia de la reciente aprobación de la Ley 4/2023, de 28 de febrero, para la igualdad real y efectiva de las personas trans y para la garantía de los derechos de las personas LGTBI, conocida popularmente como “Ley Trans”.
Ello se deriva concretamente de lo dispuesto en el art. 15 de dicha Ley, relativo a la igualdad y no discriminación LGTBI en las empresas, que establece que: “1. Las empresas de más de cincuenta personas trabajadoras deberán contar, en el plazo de doce meses a partir de la entrada en vigor de la presente ley, con un conjunto planificado de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI, que incluya un protocolo de actuación para la atención del acoso o la violencia contra las personas LGTBI. Para ello, las medidas serán pactadas a través de la negociación colectiva y acordadas con la representación legal de las personas trabajadoras. El contenido y alcance de esas medidas se desarrollarán reglamentariamente. 2. A través del Consejo de Participación de las personas LGTBI se recopilarán y difundirán las buenas prácticas realizadas por las empresas en materia de inclusión de colectivos LGBTI y de promoción y garantía de igualdad y no discriminación por razón de las causas contenidas en esta ley”.
No obstante, como la publicación de esta medida ha sido mediática, se está a la espera de que se desarrolle un reglamento para que las empresas puedan solventar las dudas a la hora de proceder a la realización del mismo.
Reserva de empleo para trabajadores con discapacidad
Las empresas que cuenten con más de 50 trabajadores están obligadas a reservar el 2% del empleo para las personas con discapacidad.
Se trata de una obligación que surge a raíz del Real Decreto Legislativo 1/2013, de 29 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social.
Concretamente, el artículo 42.1 de dicha norma establece que: “Las empresas públicas y privadas que empleen a un número de 50 o más trabajadores vendrán obligadas a que de entre ellos, al menos, el 2 por 100 sean trabajadores con discapacidad. El cómputo mencionado anteriormente se realizará sobre la plantilla total de la empresa correspondiente, cualquiera que sea el número de centros de trabajo de aquélla y cualquiera que sea la forma de contratación laboral que vincule a los trabajadores de la empresa. Igualmente se entenderá que estarán incluidos en dicho cómputo los trabajadores con discapacidad que se encuentren en cada momento prestando servicios en las empresas públicas o privadas, en virtud de los contratos de puesta a disposición que las mismas hayan celebrado con empresas de trabajo temporal.”
El incumplimiento de esta obligación constituye una infracción grave que puede ser sancionada con hasta 7.500 euros (art. 15.3 y art. 40 de la LISOS).
Whistleblowing
El sistema conocido como “whistleblowing” se trata de una de las obligaciones que deben asumir las empresas que cuentan con 50 o más trabajadores.
Ello surge en virtud de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en donde se establece la obligación de disponer de un sistema interno de información para que cualquier persona, pueda informar sobre cualquier infracción que se cometa en el seno de la organización, otorgando protección a todos los informantes, evitando así cualquier represalia contra ellos.
El plazo máximo para el establecimiento de los sistemas internos de información y adaptación de los ya existentes es de tres meses desde la entrada en vigor de la Ley mencionada anteriormente, con excepción de las empresas que cuenten con 249 trabajadores o menos, que el plazo se extiende hasta el 1 de diciembre de 2023.
En caso de incumplimiento, se considera como una infracción muy grave y se establecen sanciones que pueden alcanzar hasta 1 millón de euros (art. 65 de la Ley 2/2023).
Comité de salud y seguridad
Las empresas que cuenten con más de 50 trabajadores, además de contar con un plan de Prevención de Riesgos Laborales, están obligadas a crear un Comité de Seguridad y Salud de acuerdo con el artículo 38 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
En cualquier caso, dicho Comité debe estar formado por representantes de los trabajadores especializados en materia de prevención de riesgos laborales y por el empresario y/o sus representantes en un número equivalente de personas.
En incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones de elevada cuantía económica.
